Polityka prywatności

Wersja z 7 listopada 2026 r. Niniejsza polityka opisuje przetwarzanie danych związane z korzystaniem ze strony bilansova.pl, kontaktem z biurem oraz świadczeniem usług księgowych. W zakresie obsługi dokumentacji przekazanej przez klienta zastosowanie mają również odrębne ustalenia i umowy powierzenia danych.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w tej polityce jest Kacper Warmuz, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kacper Warmuz Usługi Księgowe i posługujący się marką Bilansova, NIP: 9970169419, adres: ul. Tysiąclecia 65, 98-432 Dzietrzkowice.

W sprawach ochrony danych można pisać na adres uslugiksiegowe.kacperwarmuz@gmail.com lub korespondencyjnie na wskazany adres przedsiębiorcy.

2. Zakres i źródła danych

Za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie można przekazać imię i nazwisko, adres e-mail, rodzaj działalności, szacowaną liczbę dokumentów miesięcznie i opis potrzeb księgowych. Możemy również otrzymać dane zawarte w korespondencji e-mail, w tym nazwę firmy, dane osoby reprezentującej przedsiębiorcę oraz inne informacje podane dobrowolnie przez nadawcę.

W ramach współpracy z klientami mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne i rozliczeniowe, dane dotyczące umów, faktur i płatności, a w przypadkach przewidzianych prawem również informacje wymagane przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Dane mogą pochodzić od osób, których dotyczą, od ich przedstawicieli, od klientów oraz – jeśli jest to niezbędne – z jawnych rejestrów publicznych (np. CEIDG, KRS, CRBR) i systemów używanych do rozliczeń (np. KSeF).

Podczas korzystania ze strony mogą być także przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, czas połączenia i informacje o przeglądarce, w zakresie potrzebnym do dostarczania strony i zapewnienia jej bezpieczeństwa przez dostawcę hostingu.

3. Cele i podstawy prawne

Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba fizyczna prosi o działania przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach. Uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań biznesowych.

Zawarcie i wykonywanie umów: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku umów z osobami fizycznymi oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla kontaktu z przedstawicielami i pracownikami klientów. Uzasadnionym interesem jest organizacja i wykonywanie współpracy.

Obowiązki prawne biura: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z obowiązkami podatkowymi, rachunkowymi i – gdy mają zastosowanie – AML.

Ochrona praw i bezpieczeństwo: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z ochroną przed nadużyciami, wyjaśnianiem sporów i dochodzeniem lub obroną roszczeń.

Samo wysłanie zapytania nie jest zapisem na newsletter ani zgodą na marketing elektroniczny. Jeżeli takie działania zostaną w przyszłości uruchomione, ich zasady zostaną przedstawione odrębnie.

4. Formularz kontaktowy, hosting i odbiorcy danych

Strona jest udostępniana za pośrednictwem Netlify. Wiadomości wysyłane przez formularz bilansova-kontakt są zapisywane w usłudze Netlify Forms, a informacja o nowym zgłoszeniu trafia na firmowy adres poczty elektronicznej obsługiwany przez Google (Gmail). Odbiorcami danych mogą być dostawcy infrastruktury IT, hostingu, poczty elektronicznej i wsparcia technicznego – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

W toku współpracy odbiorcami danych, stosownie do celu i podstawy prawnej, mogą być także dostawcy systemów księgowych (w tym wFirma), banki, podmioty obsługi płatności, doradcy prawni, ubezpieczyciele oraz właściwe organy publiczne, w tym administracja skarbowa i ZUS. Nie każdy z tych podmiotów uzyskuje dostęp do danych z formularza.

5. Dane przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z międzynarodowych usług technologicznych, w szczególności Netlify i Google, może wiązać się z przetwarzaniem lub dostępem do danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W sytuacjach, w których dochodzi do takiego przekazania, stosuje się właściwe mechanizmy wymagane przez rozdział V RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony – gdy ma zastosowanie do danego odbiorcy – lub standardowe klauzule umowne. Informację o mechanizmie stosowanym w konkretnym przypadku można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

6. Okres przechowywania danych

Zapytania niezakończone umową są przechowywane przez okres potrzebny do ich obsługi oraz – w zakresie koniecznym – do czasu ustania ryzyka dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane związane z umową przechowujemy przez okres współpracy, a następnie zgodnie z obowiązkami ustawowymi i terminami przedawnienia roszczeń. Dokumentacja podatkowa i księgowa biura jest przechowywana przez okres wymagany przepisami, co do zasady oznacza pięć lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków przedłużających ten okres.

Jeżeli zastosowanie mają przepisy AML, dokumentacja i wyniki analiz są przechowywane przez okresy wynikające z tych przepisów, zasadniczo pięć lat w ustawowo określonym sposobie liczenia. Dane powierzone przez klientów podlegają zasadom określonym w odpowiedniej umowie i przepisach.

Dane przekazane przez formularz kontaktowy, zapisane w Netlify Forms oraz w związanej z nimi korespondencji i powiadomieniach e-mail, są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji. Gdy nie są już potrzebne do tych celów, administrator usuwa zbędne zgłoszenia i wiadomości z Netlify oraz poczty elektronicznej, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń. Nie stosuje się jednego, sztywnego terminu usuwania wszystkich zapytań — konieczność dalszego przechowywania ocenia się w zależności od sprawy.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, lecz brak imienia, adresu e-mail lub treści zapytania uniemożliwi obsługę zgłoszenia w tej formie. Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy stanowią warunek współpracy, a dane wymagane przez przepisy prawa muszą zostać podane w zakresie wynikającym z tych przepisów.

Prosimy nie przesyłać przez formularz dokumentów klientów, haseł, danych do logowania ani szczególnie poufnych informacji. Bezpieczny sposób przekazania dokumentacji księgowej ustalamy indywidualnie.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach przewidzianych w RODO przysługują prawa dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli podstawą określonej operacji jest zgoda, można ją cofnąć bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wnioski dotyczące danych można przesyłać na uslugiksiegowe.kacperwarmuz@gmail.com. Przysługuje też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Dane powierzone w ramach obsługi księgowej

W zakresie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej przekazanej przez klientów administratorem danych jest co do zasady klient, a biuro działa jako podmiot przetwarzający na zasadach określonych w umowie powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Biuro pozostaje odrębnym administratorem danych przetwarzanych dla własnych celów, w szczególności prowadzenia działalności, rozliczeń, kontaktu i realizacji obowiązków prawnych.

10. Cookies, profilowanie i aktualizacje

Informacje o plikach cookies i technologiach wykorzystywanych na stronie znajdują się w informacji o cookies. Na dzień aktualizacji tej polityki witryna nie korzysta z własnych zewnętrznych systemów reklamy behawioralnej ani z analityki marketingowej osadzonej w kodzie strony.

Biuro nie podejmuje wobec osób kontaktujących się przez stronę decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływały.

Polityka może zostać zmieniona, w szczególności przy wprowadzeniu nowych narzędzi, zmianie usługodawców lub sposobów kontaktu. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie.