Lista informacji i dokumentów, dzięki którym przekazanie księgowości przebiega sprawniej.
Zacznij od obrazu działalności
Przygotuj podstawowe dane identyfikacyjne firmy, informacje o formie prawnej i opodatkowania oraz o tym, czy jesteś podatnikiem VAT. Ważne są też kanały sprzedaży, źródła przychodów i liczba dokumentów z ostatnich miesięcy.
Warto z góry wskazać, czy występuje sprzedaż zagraniczna, transakcje walutowe, kasa fiskalna, środki trwałe albo zatrudnienie. Takie informacje pozwalają prawidłowo ustalić zakres obsługi.
Jeżeli zmieniasz księgowego
Ustal, jaki okres rozliczeniowy przejmuje nowe biuro. Przekazanie może obejmować ewidencje, dokumenty źródłowe, zestawienia podatkowe, potwierdzenia wysyłek i informacje o saldach.
Szczególnie w spółkach istotne są bilans otwarcia lub aktualne zestawienia obrotów i sald, analityka rozrachunków, rejestry środków trwałych i dokumentacja polityki rachunkowości.
Dostępy i upoważnienia
Uzgodnij, jakie pełnomocnictwa i dostępy będą potrzebne: e-Urząd Skarbowy, ZUS, KSeF czy system fakturowania. Uprawnienia należy nadawać zgodnie z rolą i zakresem umowy.
Nie przesyłaj haseł zwykłą pocztą elektroniczną. Preferuj indywidualne upoważnienia i dedykowane, bezpieczne kanały wymiany dokumentów.
Ustal zasady komunikacji
Określ terminy przesyłania dokumentów, sposób zgłaszania korekt oraz osobę kontaktową po stronie firmy. Dobrze uzgodniony obieg informacji zmniejsza liczbę niejasności i opóźnień.
Treść ma charakter ogólny. W konkretnych sprawach podatkowych i księgowych decydują dokumenty, stan faktyczny oraz obowiązujące przepisy.