Sześć obszarów do sprawdzenia przed zmianą obiegu e-faktur.
Zmapuj obieg dokumentów
Sprawdź, kto wystawia faktury, kto je zatwierdza, kto odbiera i przekazuje do księgowości. Sama aktywacja programu nie zastąpi podziału odpowiedzialności.
Uprawnienia i bezpieczeństwo
Zadbaj o nadawanie uprawnień konkretnym osobom i systemom. Ustal zasady odbierania dostępów przy zmianie personelu oraz bezpieczne przechowywanie narzędzi uwierzytelniania.
Weryfikacja kontrahentów i danych
Ustal procedurę sprawdzania numerów NIP, poprawności danych, numeracji oraz faktur korygujących. Oddziel przypadki, które wymagają analizy, od standardowego procesu sprzedaży.
Integracja z księgowością
Sprawdź, czy faktury z KSeF trafiają do właściwego systemu i jak obsługiwane są załączniki, wydatki niestanowiące kosztów, duplikaty i faktury wymagające wyjaśnienia.
Wyjątki i tryby awaryjne
Uzgodnij z dostawcą oprogramowania sposób działania w wyjątkowych sytuacjach oraz aktualne reguły prawne mające zastosowanie do firmy. Nie opieraj wewnętrznej procedury na nieaktualnym kursie lub harmonogramie.
Testuj przed produkcją
Przeprowadź próbę na typowych dokumentach: sprzedaż krajowa, korekta, zaliczka, nabycie, rozliczenie płatności. Zapisz, kto odpowiada za poprawki i zgłaszanie błędów.
Treść ma charakter ogólny. W konkretnych sprawach podatkowych i księgowych decydują dokumenty, stan faktyczny oraz obowiązujące przepisy.